來電時，電話秘書人員可依照事先設定的公司名稱及應對方式接聽電話，確認來電者姓名、公司名稱、聯絡電話及來電內容，再將訊息通知負責人。 

這類服務特別適合尚未在日本配置專職行政人員，或代表人經常往返台灣、日本兩地的企業。